Выполнять служебные поручения директора Учреждения точно и в установленный срок. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией директора Учреждения передавать документы на исполнение, контролировать ее исполнение. - Вести журнал входящей и исходящей корреспонденции, документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам. - Отправлять исполненную документацию по адресатам. - Вести учет получаемой и отправляемой факсограмм, телефонограмм. - Получать и отправлять корреспонденцию по электронной почте. - Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск. - Готовить и сдавать в архив Учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив. - Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив. Копировать необходимые для работы документы. Готовить проекты исходящих писем от Учреждения и согласовывать с директором. Получать и отправлять корреспонденцию через почтовое отделение. Вести учет получаемых Учреждением газет и журналов. Отвечать на телефонные звонки, фиксировать в тетради входящих телефонных звонков. - Вести учет ксерокопирования документов сотрудниками, фиксировать в соответствующем журнале. - Вести учет исходящих междугородних телефонных звонков. |